1. INLEIDING
Wij vinden het belangrijk dat onze cliënten tevreden zijn over onze dienstverlening. Toch kan het gebeuren dat u ergens niet tevreden over bent.
Wij horen dit graag van u. Uw klacht geeft ons de mogelijkheid om samen naar een oplossing te zoeken en onze dienstverlening waar mogelijk te verbeteren.
2. WAT VERSTAAN WIJ ONDER EEN KLACHT?
Een klacht is iedere mondelinge of schriftelijke uiting van ontevredenheid over onze dienstverlening.
De klacht kan bijvoorbeeld betrekking hebben op:
– de manier waarop u bent geholpen;
– de inhoud of uitvoering van onze werkzaamheden;
– de communicatie of bereikbaarheid;
– financiële aspecten, zoals een declaratie;
– onze praktijkvoering in het algemeen.
3. HOE KUNT U EEN KLACHT INDIENEN?
U kunt uw klacht mondeling, schriftelijk of per e-mail aan ons kenbaar maken.
Vermeld daarbij bij voorkeur:
– uw naam en contactgegevens;
– het betreffende dossiernummer (indien bekend);
– een duidelijke omschrijving van uw klacht;
– eventuele stukken die uw klacht verduidelijken.
Uw klacht kunt u richten aan:
Notaris Leskens
t.a.v. de klachtenfunctionaris
Het Spoor 72
3994 AL Houten
4. HOE BEHANDELEN WIJ UW KLACHT?
Na ontvangst van uw klacht wordt de betrokken notaris geïnformeerd.
Wij proberen eerst samen met u tot een passende oplossing te komen. Indien nodig wordt de klachtenfunctionaris betrokken bij de behandeling van uw klacht.
Uw klacht wordt zorgvuldig onderzocht. Daarbij kunnen wij het dossier bekijken, betrokken medewerkers spreken en eventueel aanvullende informatie bij u opvragen.
Wij behandelen uw klacht vertrouwelijk.
5. REACTIE EN TERMIJN
Wij streven ernaar uw klacht binnen vier weken schriftelijk af te handelen.
U ontvangt van ons een reactie waarin wij aangeven:
– hoe wij uw klacht beoordelen;
– waarom wij tot die beoordeling komen;
– welke oplossing of maatregel wij eventueel voorstellen.
Als meer tijd nodig is, laten wij u dit weten.
6. ALS WIJ ER SAMEN NIET UITKOMEN
Wij doen ons best om iedere klacht in goed overleg op te lossen.
Wanneer wij samen niet tot een oplossing komen, kunt u de klacht of het geschil voorleggen aan de Geschillencommissie Notariaat, voor zover de klacht daarvoor in aanmerking komt.
Daarnaast bestaat in bepaalde gevallen de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Kamer voor het notariaat.
7. LEREN VAN KLACHTEN
Wij registreren klachten zorgvuldig en gebruiken deze informatie om onze dienstverlening verder te verbeteren.
Periodiek bekijken wij welke verbeteringen mogelijk zijn, zodat soortgelijke klachten in de toekomst zoveel mogelijk worden voorkomen.
8. SLOT
Deze klachtenregeling geldt voor de dienstverlening van Notaris Leskens B.V.
Recente reacties