Wij houden van transparantie en duidelijkheid. Daarom vertellen we u graag op een heldere manier hoe en waarom we uw persoonlijke informatie verzamelen, gebruiken en beschermen en welke rechten u hebt.
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) regelt wat er allemaal wel en niet mag met de persoonsgegevens van mensen. Bij elk gebruik van persoonsgegevens geldt dat de privacy inbreuk zo klein mogelijk moet zijn.
Wij, als notariskantoor, kunnen zonder persoonsgegevens ons werk niet doen. Persoonsgegevens zijn alle gegevens, waarmee een natuurlijk persoon geïdentificeerd kan worden, zoals: naam, BSN-nummer, telefoonnummer, adres en e-mailadres. Rechtspersonen (NV en BV) vallen dus niet onder de AVG, maar de vertegenwoordigers van deze rechtspersonen wel. Wij hebben deze gegevens dan ook nodig voor het opmaken van aktes en het uitvoeren van opdrachten.
Algemene uitgangspunten van ons privacybeleid
- Wij gebruiken uw gegevens alleen voor het doel waarvoor ze verstrekt zijn;
- We gaan vertrouwelijk met uw gegevens om;
- We beveiligen uw gegevens.
Om dit zo zorgvuldig mogelijk te doen, hebben we een interne Functionaris Gegevensbescherming (FG) benoemd. Hebt u een zeer specifieke vraag over gegevensbescherming en/of privacy waarop onze website geen antwoord biedt? Neem dan contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming via info@notarisleskens.nl of telefonisch op 030 635 12 12 (Het Spoor 72, 3994 AL Houten.
Inhoud
- Onze dienstverlening
- Persoonsgegevens bij notariële akten
- Persoonsgegevens bij advies of vraag
- Persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees
- Verstrekking aan derden
- Verstrekking door derden
- Bewaartermijn
- Beveiliging
- Uw rechten
- Klachten
1. Onze Dienstverlening
Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:
- Het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
- Om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen;
- Voor de doelen waar u specifiek toestemming voor hebt gegeven.
Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht. Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.
Persoonsgegevens bij notariële akten
De wet schrijft voor wat er allemaal aan persoonsgegevens door de notaris verzameld en gecontroleerd moet worden als er een akte gemaakt wordt. De gevolgen hiervan voor het gebruik van uw persoonsgegevens zijn de volgende:
- De notaris moet bepaalde persoonsgegevens in de akte vermelden;
- De notaris moet de ondertekende akte met de persoonsgegevens altijd blijven bewaren;
- Als de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan kan er niets meer aan worden veranderd, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, dan maakt de notaris een nieuwe akte waarin de wijziging staat.
- De notaris moet bepaalde persoonsgegevens verplicht controleren in een aantal registers, zoals de Basisregistratie Personen (BRP), het Handelsregister en het Kadaster.
- Als uw persoonsgegevens worden opgenomen in een notariële akte betekent dit dat de andere personen die in de akte worden genoemd deze gegevens ook kunnen zien. Als de akte wordt ingeschreven in een openbaar register, zijn deze gegevens ook voor derden zichtbaar.
- De notaris moet uw identiteit controleren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. De notaris is een van de weinigen die van het originele identiteitsbewijs een fotokopie mag maken en die fotokopie mag bewaren.
- Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris.
- Het kan zijn dat uw gegevens voorkomen in een notariële akte of in een dossier waarvan u niet de opdrachtgever bent of waarbij u niet rechtstreeks betrokken bent. Dit is bijvoorbeeld het geval als bestuurder van een rechtspersoon bent, erfgenaam, of legataris in een nalatenschap of administrateur van een Vereniging van Eigenaren. Als ons kantoor persoonsgegevens gebruikt, die wij niet van uzelf hebben gekregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van een aan ons verstrekte opdracht. De bron van uw gegevens is dan bijvoorbeeld de openbare registers (o.a. het Kadaster) of bijvoorbeeld een makelaar in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent.
Persoonsgegevens bij advies of vraag
Als er nog geen opdracht aan ons is gegeven voor het maken van een notariële akte, maar een opdracht voor advies of als u een vraag aan ons stelt, dan gebruiken wij de persoonsgegevens voor onze administratie, de communicatie met u en in het algemeen om de opdracht te kunnen uitvoeren.
Als u ons een vraag hebt gesteld dan maken we gebruik van de gegevens die uzelf aan ons hebt verstrekt.
Voor een advies of andere opdracht vragen we u een aantal gegevens aan ons door te geven, zoals voornamen, achternaam, adresgegevens (inclusief e-mailadres) en telefoonnummer. We vragen ook om een geldige identiteitsbewijs laten te zien en daarvan een fotokopie te maken.
Persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees
Persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees worden door ons gebruikt voor het toezenden van de nieuwsbrief. We versturen alleen nieuwsbrieven als u daar zelf een formulier voor hebt ingevuld. Hiervoor vragen we de volgende persoonsgegevens van u: voornaam; achternaam; e-mailadres.
2. Verstrekking aan derden
Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.
Ons kantoor verstrekt, afhankelijk van welke akte wij voor u hebben opgesteld, persoonsgegevens aan de volgende ontvangers: het Kadaster, het Centraal Testamenten Register (CTR), het Centraal Levenstestamentregister (CLTR), de Belastingdienst, de Kamer van Koophandel en andere registerhouders.
De gegevens, die u aan ons geeft, kunnen wij aan overige derde partijen verstrekken als dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Dit doen wij na uw toestemming, bijvoorbeeld aan een makelaar, financieel adviseur, accountant en andere ingeschakelde ketenpartners.
Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.
3. Verstrekking door derden
Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht.
De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:
- Openbare registers, waaronder het Kadaster, Basisregistratie personen, Insolventieregister, Curateleregister;
- Makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de
partijen bent; - Een wederpartij bij een overeenkomst.
4. Bewaartermijn
Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen).
Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Daarnaast kan er een gerechtvaardigd belang aanwezig zijn waarom uw gegevens langer worden bewaard. Notariële akten worden eeuwig bewaard.
5. Beveiliging
Ons kantoor neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u van mening bent dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op.
6. Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt, kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.
- Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren. - Recht op rectificatie
Wanneer u van mening bent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht om rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om niet correcte gegevens in een getekende notariële akte, dan zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte. - Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen. - Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen. - Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten. - Recht van bezwaar
Als wij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking.
Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de algemene verordening gegevensbescherming
Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.
7. Klachten
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens stuur dan een bericht naar info@notarisleskens.nl of neem telefonisch contact met ons op. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor meer informatie verwijzen wij u naar www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Onze contactgegevens
Notaris Leskens
Het spoor 72
3994 AL Houten
Contactpersoon: Mw. mr. C.C. Leskens-Beugelink
Emailadres: info@notarisleskens.nl